« Plus de 3 mois avant l’épreuve ,l’organisateur doit télécharger et remplir le document DPS (Document prévisionnel de secours) et l’envoyer à un organisme agréé (Croix Rouge ou UDPS ou Protection Civile..) en lui demandant d’établir une Convention qui sera à joindre, après signatures ,avec le DPS, au dossier Préfecture. »

Pour les manifestations organisée dans le Lot, cette démarche doit être faite auprès de Thierry Lonzième, responsable de l'établissement du calendrier au sein de l'ADCPHS du Lot. Ceci fait, celui-ci est chargé de transmettre le calendrier au CDCHS afin que celui-ci soit validé et acté par leurs soins.

Dans cette optique, il a été décidé que tout organisateur de course devra impérativement être présent ou à défaut être représenté lors de l'Assemblée Générale annuelle de l'ADCPHS sous peine de la suppression pure et simple de leur course du calendrier.
A cette occasion, le calendrier fédéral sera établi en présence de tous, ce qui permettra d'éviter les conflits de date et de trouver ensemble des solutions aux éventuels problèmes. C'est également à ce moment là que chaque organisateur devra s'acquitter des montants d'inscriptions de leur(s) course(s) au calendrier fédéral et éventuellement à l'un des Challenges ADCPHS (voir section "Frais d'inscriptions").

Au delà de l'inscription au calendrier fédéral, il est obligatoire de constituer le dossier préfectoral de demande d’autorisation de la manifestation.

Ce document ainsi que l’ensemble de ses pièces mentionnées devront OBLIGATOIREMENT être transmises au plus tard 3 mois avant la date de l’épreuve au responsable ADCPHS – CDCHS de votre circonscription (voir liste plus bas).

Celui-ci a pour mission de vérifier que vous avez bien accompli la demande d'inscription dans les délais légaux. Il vérifie ensuite l'ensemble des éléments relatifs à votre événement et indique dans la partie réservée à cet effet l'avis de la CDCHS sur la tenue de votre manifestation.
Il doit ensuite déposer au moins 6 semaines avant la manifestation le dossier complété auprès de la préfecture (ou de la sous-préfecture) dont il dépend afin que celle-ci autorise ou non la tenue de l'évènement.
 

N’ENVOYEZ PAS CES ÉLÉMENTS DIRECTEMENT À LA PRÉFECTURE OU À LA SOUS PRÉFÉCTURE DONT VOUS DÉPENDEZ. CELA NE FERAIT QUE RETARDER LES DÉMARCHES ET DONC L’AUTORISATION DE VOTRE COURSE.

Ci-dessous la liste des responsables ADCPHS des circonscriptions du Lot à qui transmettre les pièces :

Circonscription de Gourdon et de Figeac

Ghislaine PAVARD

La Pascale 46 310 Saint Chamarand
marathongigi@yahoo.fr

Circonscription de Cahors

Sylvie BACH

Les Carrières

203 route de Brouelles

46 090 Maxou
sylvie.bach@orange.fr

Les dossiers doivent être adressés COMPLETS sans quoi le responsable de circonscription ne traitera pas la demande.

Aussi, les organisateurs doivent faire une "demande d'occupation temporaire du domaine public" auprès de chacune des mairies des communes traversées par leur(s) épreuve(s). Il s'agit d'un courrier addressé aux maires dont un exemple est fourni parmi les documents ci dessous.

Au delà des démarches obligatoires, l'ADCPHS du Lot a mis en place avec le département du Lot, la Dépêche du Midi, Running Mag et Errea 2 Challenges sportifs auxquels chaque organisateurs peut inscrire sa course :

- Un Challenge  regroupant les courses sur routes et les courses dites «roulantes ».
Ce challenge sera intitulé Challenge Route.

- Un Challenge regroupant les courses « nature » et les « trails ».
Ce challenge sera intitulé Challenge Vert.

Bien que le choix de l'affiliation à l'un ou l'autre Challenge est laissé à la discrétion de l'organisateur, l'ADCPHS se garde le droit de refuser celui-ci si elle estime qu'il est aberrant considérant le profil de course.

L'inscription de sa course à l'un de ces Challenges est le moyen pour chaque organisateur de profiter de nombreux avantages :

- La création d'un lien vers le site organisateur, des photos, etc... Bien entendu, l'organisateur dispose totalement de son espace et garde toute lattitude quant à la publication et à la modification des informations qu'il contient;

- Une couverture médiatique préférentielle par l'intermédiaire d'articles détaillés et illustrés publiés dans la Dépêche du Midi avant et après la course;

En contrepartie l'organisateur devra s'acquitter du montant d'inscription de sa course au Challenge désiré (voir section "Frais d'inscriptions") et s'engagera à respecter la Charte des Challenges ADCPHS sous peine d'être exclu des Challenges la saison suivante et donc de ne plus bénéficier de ses avantages.

Cette Charte à pour but de responsabiliser l’organisateur d’épreuve hors stade envers la CDCHS.

L’organisateur doit être en règle avec la loi des associations 1901 mais également avec la FFA, qui à reçu, par arrêté en date du 15 décembre 2008, délégation du ministre des sports pour l’organisation de la pratique des disciplines de l’athlétisme hors stade.

L’organisateur doit se conformer aux articles L.131-16 et R.331-7 du code des sports.
 Sont applicables à tous les organisateurs affiliés ou non à la FFA les titres suivant :

Ne sont applicables qu’aux organisateurs affiliés à la FFA les titres suivants :

L’organisateur doit connaitre la règlementation des courses hors stade ( voir livret annuel FFA), d’être très vigilent quant à la sécurité des participants, des bénévoles et avoir une équipe de secouristes agréée par le ministère de l’intérieur avec au minimum 1 PSE 1 ou équivalent.

L’organisateur doit pendant et après sa course protéger l’environnement et éliminer tous ses déchets.

L’organisateur s’engage à régler le droit d’inscription de sa course au chalenge de la CDCHS 46, se positionner sur le calendrier le jour de la réunion début septembre, envoyer le jour de son épreuve les résultats et adresse des participants aux partenaires et responsable du site : adcphs46.fr

L’organisateur se doit de mettre sur l’ensemble de ses tracts, affiches, bulletins, les logos de nos partenaires de l’année en cours.

L'organisateur doit fournir impérativement les résultats de sa course inscrite au challenge au format .xls ou .txt ou .csv à l adresse suivante : infos@adcphs46.fr

Il faut distinguer 2 choses :

- L'inscription au calendrier fédéral de la CDCHS obligatoire,

- L'inscription éventuelle à l'un des Challenges ADCPHS.

Ci dessous les tarifs pour la saison 2022 :

- Inscription au calendrier : 15€

- Inscription aux Challenges ADCPHS : 25€

Les frais d'inscription au calendrier et éventuellement ceux des Challenges ADCPHS devront impérativement être réglés à ,Sylvie BACH, Trésorière de l'ADCPHS, lors de l'Assemblée Générale annuelle de l'ADCPHS à laquelle toutes les organisations de courses doivent être représentées (voir section "Inscrire sa course au calendrier").