« Plus de 3 mois avant l’épreuve ,l’organisateur doit télécharger et remplir le document DPS (Document prévisionnel de secours) et l’envoyer à un organisme agréé (Croix Rouge ou UDPS ou Protection Civile..) en lui demandant d’établir une Convention qui sera à joindre, après signatures ,avec le DPS, au dossier Préfecture. »

Un certain nombre de démarches obligatoires sont à effectuer afin d'organiser une manifestation sportive sur la voie publique.

Consultez le Manuel Organisation Hors Stade  pour prendre connaissance de l'ensemble de celles-ci.  

Ci-dessous, les diverses démarches à effectuer par l'organisateur :

Pour les manifestations organisées dans le Lot, cette démarche doit être faite auprès de Thierry Lonzième, responsable de l'établissement du calendrier au sein de l'ADCPHS du Lot.

Ceci fait, celui-ci est chargé de transmettre le calendrier au CDCHS afin que celui-ci soit validé et acté par leurs soins.

Il est fortement recommandé à chaque organisateur d'être présent ou représenté lors de l'Assemblée Générale annuelle de l'ADCPHS : 
le calendrier fédéral sera établi en présence de tous, ce qui permettra d'éviter les conflits de date et de trouver ensemble des solutions aux éventuels problèmes.

C'est également à ce moment là que chaque organisateur devra s'acquitter des montants d'inscriptions de leur(s) course(s) au calendrier fédéral et éventuellement au Challenge ADCPHS (voir section "Frais d'inscriptions").

sylvie.bach@orange.frEn sus de l'inscription au calendrier fédéral, il est obligatoire de constituer le dossier préfectoral de demande d’autorisation de la manifestation sur le site manifestationsportive.fr

dans un délai de 2 mois avant la manifestation. Dans le cas contraire, le dossier sera refusé.

Un fois tous les documents transmis sur le site manifestationsportive.fr,

les responsables ADCPHS (CDCHS) ci-dessous donnent un avis favorable ou défavorable à la tenue de la manifestation.

Les organisateurs doivent aussi faire une "demande d'occupation temporaire du domaine public" auprès de chacune des mairies des communes traversées par leur(s) épreuve(s). Il s'agit d'un courrier addressé aux maires dont un exemple est fourni parmi les documents ci dessous.<< Nouvelle zone de texte >>

L'ADCPHS du Lot a mis en place avec le département du Lot, la Dépêche du Midi, Running Mag un challenge sportif auxquel chaque organisateur peut inscrire sa course :

L'inscription de sa course au CHALLENGE ADCPHS permet à chaque organisateur de profiter de  : 

- la mise en ligne sur le site ADCPHS :       (éléments transmis à l'ADCPHS par l'organisateur)

            * du flyer de la manifestation

            * du lien vers le site de l’organisateur

            * des documents spécifiques à la course (règlement, bulletin d’inscription, résultats, etc.)

- l’intégration des résultats de sa course au classement du challenge.

L'organisateur devra s'acquitter du montant d'inscription de sa course au Challenge (voir section "Frais d'inscriptions") et s'engagera à respecter la Charte des Challenges ADCPHS sous peine d'être exclu du Challenge la saison suivante.

Cette Charte à pour but de responsabiliser l’organisateur d’épreuve hors stade envers la CDCHS.

L’organisateur doit être en règle avec la loi des associations 1901 mais également avec la FFA, qui à reçu, par arrêté en date du 15 décembre 2008, délégation du ministre des sports pour l’organisation de la pratique des disciplines de l’athlétisme hors stade.

L’organisateur doit se conformer aux articles L.131-16 et R.331-7 du code des sports.
 Sont applicables à tous les organisateurs affiliés ou non à la FFA les titres suivant :

Ne sont applicables qu’aux organisateurs affiliés à la FFA les titres suivants :

L’organisateur doit connaitre la règlementation des courses hors stade ( voir livret annuel FFA), d’être très vigilent quant à la sécurité des participants, des bénévoles et avoir une équipe de secouristes agréée par le ministère de l’intérieur avec au minimum 1 PSE 1 ou équivalent.

L’organisateur doit pendant et après sa course protéger l’environnement et éliminer tous ses déchets.

L’organisateur s’engage à régler le droit d’inscription de sa course au chalenge de la CDCHS 46, se positionner sur le calendrier le jour de la réunion début septembre, envoyer le jour de son épreuve les résultats et adresse des participants aux partenaires et responsable du site : adcphs46.fr

L’organisateur se doit de mettre sur l’ensemble de ses tracts, affiches, bulletins, les logos de nos partenaires de l’année en cours.

L'organisateur doit fournir impérativement les résultats de sa course inscrite au challenge au format .xls ou .txt ou .csv à l adresse suivante : infos@adcphs46.fr

Il faut distinguer 2 choses :

- L'inscription au calendrier fédéral de la CDCHS obligatoire,

- L'inscription éventuelle au Challenge ADCPHS.

Ci dessous les tarifs pour la saison 2023 :

- Inscription au calendrier : 15€

- Inscription aux Challenges ADCPHS : 25€

Les frais d'inscription au calendrier et éventuellement au Challenge ADCPHS devront impérativement être réglés à ,Sylvie BACH, Trésorière de l'ADCPHS, lors de l'Assemblée Générale annuelle de l'ADCPHS à laquelle toutes les organisations de courses doivent être représentées (voir section "Inscrire sa course au calendrier").